Unified Communication

die neuen Ergebnisse der österreichischen UC-Studie im Report

2012-01-27T12:39:00.002+01:00

Im Rahmen des diesjährigen eAwards des Report im T-Center, wurde die aktuelle HMP Studie zu Unified Communication vorgestellt. Anbei der Artikel ;-)

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Arbeiten Sie gerade?

2012-01-12T12:23:00.001+01:00

Oder sollten Sie eigentlich arbeiten, während Sie diesen Artikel lesen? Mit der passenden Firmenstrategie ist vielleicht beides möglich.

Dass zunehmend individuelle IT-Werkzeuge in Firmen eingesetzt werden, macht für Thomas Schmutzer auch aus IT-Sicht Sinn

Wie definieren Sie eigentlich den Begriff Arbeit in Ihrem Unternehmen? Komische Frage, finden Sie? Spannendes Thema, finde ich. Ich bin mir sicher, dass eine Umfrage unter der aktuell arbeitenden Bevölkerung eine ziemlich heterogene Definition ergeben würde. Aber fragen Sie sich doch mal, wie die Ansichten Ihrer Großeltern dazu wären. Arbeit ist, wie so vieles andere auch, stark im Wandel begriffen und bedeutet heutzutage etwas ganz anderes als noch vor 50 Jahren. Früher stand ein räumlich klar definierter und zeitlich eingeschränkter Begriff dahinter: Arbeit fand ausschließlich in der Fabrik, im Geschäft, in der Landwirtschaft statt – aber niemals zu Hause. Sie begann zu einem fix definierten Zeitpunkt, den meist der Chef vorgab, endete mit einem ebensolchen (wobei in der Landwirtschaft sicherlich andere Gesetze galten und immer noch gelten) und umfasste Equipment, welches stets die Firma vorgab. Arbeit war dazu da, um Geld zu verdienen, um die Familie zu ernähren, damit es »den Kindern mal besser geht« – und es war etwas, woran man nach Feierabend nur mehr sehr selten bis gar nicht dachte.
Und heute? Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel, aber Arbeit hat heutzutage nicht zwangsläufig einen fixen Ort, keine zwangsläufig fix definierte Zeit, keinen Anfang und kein Ende (was gleichzeitig Fluch und Segen in sich birgt). Man arbeitet zwar immer noch, um Geld zu verdienen, die Familie zu ernähren etc., aber gearbeitet wird auch aus Freude an der Herausforderung, aus dem Anreiz der Selbstverwirklichung und immer öfter sogar einfach aus Spaß an der Sache. Und den klassischen Feierabend gibt’s eigentlich in dem Sinne auch nicht mehr. Firmen geben zwar immer noch die Arbeitswerkzeuge vor, allerdings bestehen immer mehr Mitarbeiter darauf, mit ihrer eigenen Ausrüstung, ihren eigenen Maschinen – wenn man so will – zu arbeiten. Bei der Geschwindigkeit des technologischen Fortschritts, in dem eine heute gekaufte Hardware morgen bereits »altes Klump« ist, können Firmen kaum Hardware zur Verfügung stellen, die State-of-the-art ist. Der Grund: Es kann sich niemand leisten.
Daher wird im heutigen Arbeitsumfeld ein Unternehmer mehr und mehr dafür Sorge tragen müssen, dass die individuellen Geräte seiner Mitarbeiter miteinander kompatibel sind (unter Fachkreisen auch »BYOD – Bring your own device« genannt). Dass dies den IT-Leiter nicht froh macht, ist gut nachvollziehbar. Vor allem, wenn man bedenkt, dass Arbeit eben an keinen fixen Ort und keinen fixen Zeitraum mehr gebunden ist. Und das sind nur die grundlegenden Themen, die es in der heutigen und morgigen Arbeitswelt zu lösen gilt.
Gemäß einer Studie von Mashable arbeiten bereits 38 % der arbeitenden Bevölkerung am liebsten und produktivsten von zu Hause aus. Darum wird es mehr und mehr gehen: Was ist meinen Mitarbeitern am liebsten, wo und wie fühlen sie sich am wohlsten? Denn laut Fraunhofer Institut sind Mitarbeiter, die sich wohl fühlen, um die Hälfte produktiver als jene, denen das Umfeld und Klima nicht so zusagen. Für die Chefs von morgen und sicher auch schon von heute bedeutet das, loszulassen und zu vertrauen. Mitarbeiter werden ihre Arbeit dort verrichten, wo es ihnen am liebsten ist – und dabei werden sie mit sehr großer Wahrscheinlichkeit nicht in den Büroräumlichen anwesend sein. Was natürlich auf den ersten Blick nach massivem Kontrollverlust aussieht, Hierarchien zum großen Teil obsolet macht und neue Anforderung an die Führungskräfte stellt. In Wirklichkeit aber wird dies zu besseren Ergebnissen, zufriedenen Mitarbeitern und – wenn es publik wird – auch zu einer neuen Attraktivität des Unternehmens gegenüber den High-Potentials von morgen führen. Denn diese Talente zeichnen sich nicht nur durch höchstes Committment, Produktivität und innovative Ideen aus, sie wissen auch genau, was sie wollen – und was sie nicht wollen. Wie beispielsweise starre Strukturen, unflexible Arbeitszeiten und Chefs, denen Anwesenheit wichtiger ist als der schlaue Umgang mit Zielen.
Und wer kann sich heutzutage schon leisten, auf die Mitarbeiter von morgen zu verzichten?

Thomas Schmutzer in seiner Kolumne im Report über Unified Communications

"UC-Trends 2012" Umfrage Schlußsprint!

2012-01-03T15:05:00.005+01:00

Die Umfrage zum Kommunikationsverhalten in österreichischen Unternehmen und dem daraus resultierenden Unified Communication-Bedarf neigt sich dem Ende zu.

Da dies ein überaus komplexes Thema ist, ist es das Ziel der HMP diese Studie jährlich durchzuführen und so die Veränderungen der Kommunikationsgewohnheiten in Österreich zu dokumentieren.

Für den Aufwand bedanken wir uns bei allen Teilnehmern - wie auch im Jahr zuvor - mit dem Management Summary der Ergebnisse, sowie einem Jahresabo des REPORT. Zur Teilnahme an der Studie

UC im Industriesegment: Interview mit CIO Bernd Kuntze

2011-12-31T08:40:00.001+01:00

Zum neuen Jahr gibt es ein weiteres HMP-Interview mit CIO Bernd Kuntze (HAAS Waffelmaschinen) zum Thema Unified Communication im Industriesektor: Problemstellungen, Erwartungen und das Vorgehen der Kommunikationsbedarfs-Analyse.

Fröhliche Feiertage & Prosit 2012

2011-12-21T14:04:00.001+01:00

orf.at: Wege aus der E-Mail-Flut

2011-12-12T11:42:00.001+01:00

"Die E-Mail hat die Kommunikation revolutioniert. Schnell und kostengünstig lassen sich auf diesem Weg Nachrichten austauschen. Der E-Mail-Boom bringt jedoch nicht nur Vorteile. War früher noch klassischer Spam das größte Problem für Büroangestellte, sind es heute die vielen vermeintlich wichtigen Mitteilungen von Kollegen und Firmenkontakten, derer man kaum noch Herr wird.

Experten gehen davon aus, dass weltweit 2,8 Millionen E-Mails pro Sekunde verschickt werden. Zur Weihnachtszeit werden die E-Mail-Postfächer mit lustigen PowerPoint-Präsentationen, Flash-animierten Grafiken und tönenden Grußbotschaften auf eine zusätzliche Belastungsprobe gestellt.
Das beliebte Kommunikationsmittel gibt heute quasi den Arbeitsrhythmus vor. Alle paar Minuten trudeln neue Nachrichten ein, die Mitarbeiter können mit der Taktfrequenz kaum noch Schritt halten. Reflexartig werden Postfächer im Minutentakt überprüft, jede aufpoppende neue Mail zumindest aus dem Augenwinkel überflogen. Die ständigen Unterbrechungen führen zu Konzentrationsproblemen und wirken sich auf die Produktivität aus.

Verbot für interne E-Mails
Der frühere französische Finanzminister und Chef des IT-Service-Unternehmens Atos, Thierry Breton, schlägt nun einen radikalen Weg ein, um die Zahl der E-Mails zu verringern. Er rief ein Verbot für unternehmensinterne Mails aus. Binnen 18 Monaten sollen die Mitarbeiter statt per E-Mail, nur noch mittels Instant Messaging und einer Facebook- und Twitter-ähnlichen Plattform kommunizieren.
Von den 200 Mails, die jeder Atos-Mitarbeiter täglich bekomme, seien nur zehn Prozent auch nutzbringend, begründet Breton seine Entscheidung. „E-Mail ist kein geeignetes Kommunikationsmittel mehr“, so der Atos-Chef gegenüber dem britischen „The Telegraph“. „Es ist nicht normal, dass einige unserer Kollegen stundenlang am Abend ihre E-Mails abarbeiten.“ Zwischen fünf bis 20 Stunden pro Woche würden allein für die E-Mail-Bearbeitung benötigt. Wer durch eine aufblinkende E-Mail in seiner Konzentration gestört werde, brauche zudem im Durchschnitt 64 Sekunden, bis er seine Tätigkeit fortführen könne.

E-Mail-freie Weihnachtstage
Auch der deutsche Henkel-Konzern hat eine Initiative für E-Mail-freie Weihnachtstage gestartet. Konzernchef Kasper Rorsted hat ein Verbot verhängt. „Zwischen Weihnachten und Neujahr haben wir eine Pause verordnet“, sagte Rorsted der „Frankfurter Allgemeinen Zeitung“ (Sonntag-Ausgabe). „Schickt nur im Notfall eine Mail, ist die Ansage. Das gilt für alle Mitarbeiter.“
Der Henkel-Chef steht der Fülle an elektronischer Post auch abseits der Feiertage skeptisch gegenüber: „Nur weil sich irgendjemand irgendwo langweilt, muss ich keine Mails lesen. Das ist auch eine Frage des fehlenden Respekts, womit man Leute behelligt“, sagte er der Zeitung. Auch andere Unternehmen setzen mit E-Mail-freien Tagen ein Zeichen in diese Richtung.

E-Mail immer und überall
„Die E-Mail-Dominanz ist zu einem echten Problem geworden,“ so auch Nicolas Moinet von der französischen Universität Poitiers. „Das geht schon so weit, dass Mitarbeiter in eine Besprechung gehen und dabei weiter auf dem Handy ihre E-Mails bearbeiten. Am Ende der Sitzung müssen sie dann Kollegen bitten, ihnen eine Zusammenfassung der Besprechung zu schicken, damit sie wissen, was gesagt wurde.“
Durch die Nutzung von Smartphones verschwimmen zusätzlich die Grenzen zwischen Job und Privatleben. Für viele ist es heute schon selbstverständlich, dass es zwischen der E-Mail während der Arbeitszeit und der nach Dienstschluss keinen Unterschied gibt. Mit dem Handy in der Hand werden auch beim After-Work-Bier noch E-Mails gelesen, kommentiert und weitergeleitet.

Bewusstes Abschalten
Doch nicht nur an der Anzahl der E-Mails, sondern auch deren Aufbau und Inhalt sollte gearbeitet werden, um sich den Arbeitsalltag zu erleichtern. Allen voran sollte man eine E-Mail kurz und knapp formulieren. Eine aussagekräftige Betreffzeile erleichtert den Überblick und sorgt dafür, dass die Mail überhaupt gelesen wird.
Üppige Dateianhänge sind eines der größten Ärgernisse. Übereifrige Unternehmen und Agenturen spicken ihre Werbemails und Newsletter oftmals mit unerwünscht großen Anhängen und verstopfen so Postfächer und bringen Firmennetzwerke an ihre Kapazitätsgrenzen. Daher gilt: Dateianhänge nur dann versenden, wenn sie sinnvoll und erwünscht sind, die Dateigröße sollte dabei so gering wie möglich gehalten werden. Im Zweifel sollten Attachments ganz weggelassen oder durch einen Link auf die Downloadmöglichkeit des Materials ersetzt werden. Ebenso sollte auf das Anfordern von Lesebestätigungen verzichtet werden, da sie als Belästigung empfunden werden.
Experten raten zudem zu bewussten Kommunikationspausen. In Phasen des konzentrierten Arbeitens sollten Outlook und Co. einfach geschlossen werden, um der verlockenden Ablenkung durch eine neue aufblinkende Mail zu entgehen.

3,1 Milliarden Mail-Accounts weltweit
Seit dem Versand der ersten E-Mail im Jahr 1971 hat sich viel getan. Marktforscher schätzen die Zahl der E-Mail-Accounts weltweit auf 3,1 Milliarden, bis 2015 soll sie weiter auf 4,1 Milliarden anwachsen. Das berichtet die BBC. Ist die E-Mail überhaupt noch das Mittel der Wahl oder sollte man andere Kommunikationswege beschreiten? Wenn es nach der Meinung von Facebook-Gründer Mark Zuckerberg geht, ist die Zeit dieses Mediums eigentlich schon abgelaufen. „Ich glaube nicht daran, dass der E-Mail-Verkehr ein zeitgemäßes Nachrichtensystem ist.“ E-Mail sei „zu langsam, zu formell und zu kompliziert“, so Zuckerberg.
Auch Experten sind überzeugt, dass sich Soziale Medienplattformen in nächster Zeit mehr und mehr im Geschäftsleben etablieren werden. Die Kommunikation über Soziale Netzwerke punktet dabei vor allem durch das Ansprechen von bestimmten zielgenauen Personengruppen, während die E-Mail in erster Linie zur Direktkommunikation mit Einzelnen entwickelt wurde.

Wahl des richtigen Werkzeugs
„Als das E-Mail-System entwickelt wurde, war es ein exzellentes System um direkt miteinander zu kommunizieren, da es nichts Vergleichbares gab“, so auch Lee Bryant von Headshift, einem Beratungsunternehmen für Social Business, gegenüber der BBC. „Wir haben einen Punkt erreicht, an dem das E-Mail-System überbeansprucht wird und es Zeit wird, sich anderen Mitteln wie internen Sozialen Netzwerken, Instant Messengern, Wikis und Microbloggingdiensten zuzuwenden.“
„Wenn man E-Mails bekommt, sammeln sich diese im Posteingang und müssen einzeln gelesen, verschoben und gelöscht werden. Bei Sozialen Kommunikationsmitteln kommen die Nachrichten fließend herein. Und der Nachrichtenstrom fließt weiter, unabhängig davon, ob die einzelnen Mitteilungen angeklickt werden oder nicht. So kann sich nichts aufstauen,“ so Bryant weiter. Der Gefahr, eine wichtige Nachricht zu verpassen, begegnet Bryant mit Gelassenheit: „Schon möglich, aber die Erfahrung hat gezeigt, dass Soziale Netzwerke eigentlich ganz gut darin sind, die richtige Information zur richtigen Zeit darzustellen.“
Die E-Mail ist trotz der Sozialen Konkurrenz noch lange nicht tot. Die Zukunft liegt nicht in nur einem Weg, sondern in der Auswahl verschiedener Kommunikationswerkzeuge. Die Herausforderung dabei wird sein, das effizienteste Mittel für die jeweilige Aufgabe zu wählen."

orf.at am 6.12.2011

UC-Trends 2012 - Die Umfrage ist gestartet

2011-12-04T11:54:00.001+01:00

Hellmuth Leinfellner

Unified Communication (UC) ist für uns die Neuausrichtung von Unternehmen entlang dem Querschnittsprozess Kommunikation über alle Abteilungs- & Hierarchieebenenen hinweg. Wir untersuchen nun zum 2. mal die branchenspezifischen Anforderungen und Ausprägungen, um der Informationsflut in Unternehmen Herr zu werden. Zusätzlich untersuchen wir dieses mal auch den Arbeitsplatz der Zukunft (Enterprise 2.0) etwas ausführlicher.

Das repräsentative Sample der letzten Umfrage von 225 Teilnehmern hat ein gutes Abbild der österreichischen Kommunikationsgewohnheiten ergeben. Alle Teilnehmer der Studie erhalten ein Management Summary der Studienergebnisse. Die Studie selbst wird im Rahmen des ebiz Awards (report.at) im Jänner 2012 vorgestellt werden.

Ich freue mich auf Eure zahlreiche Teilnahme: Klicken Sie hier für die Umfrage

UC-Kolumne von Thomas Schmutzer

2011-11-11T13:33:00.001+01:00

Social Media - ein schöner Kreislauf

Thomas Schmutzer

Sie haben eine Kommunikationsstrategie für Ihr Unternehmen erstellt und entschieden, mit Ihrem Unternehmen in Social Media aufzutreten? Sie haben erkannt, dass es nicht ausreicht, einzelne Mitarbeiter auf Facebook posten zu lassen, sondern dass ein Team mit speziellen Skills, eventuell auch in einer eigenen Organisationseinheit, erforderlich ist? Damit haben Sie einen ersten wichtigen Schritt getan.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist festzulegen, welche Informationen Sie über Social Media ins Web schießen - und auch wie Sie mit jenen Informationen umgehen, die aus dem Internet an oder über Ihr Unternehmen wieder retour kommen. Ich bin überzeugt, dass jede Kommunikationsplattform, die gut aufgesetzt ist, von Kunden auch genutzt wird. Allerdings lässt sich der Kunde kaum in Kommunikationsschemata pressen. Wenn Ihre Strategie vorgibt, über Social Media Ihren Kunden positive Botschaften über das Unternehmen und Produktinformationen zu vermitteln, dann seien Sie sich des Risikos bewusst, dass Kunden sich nicht an diese Strategie halten werden. Ihr Gegenüber wird den neu eröffneten Kommunikationskanal auch nutzen, um seinen Ärger über eine schlechte Produkterfahrung, einen verpatzten Kontakt zu Ihrem Callcenter oder Vertriebsmitarbeiter Luft zu lassen. Falls es dazu kommt (und ich bin überzeugt davon, dass es so sein wird), dann sollten Sie Vorkehrungen treffen. Denn im Unterschied zu E-Mail, Telefon oder Fax ist Social Media eine 1:n-Beziehung. Dies bedeutet: die Negativerfahrung wird von allen gelesen, die ebenfalls Ihre Seite besuchen.

Es lohnt es sich Vorkehrungen zu treffen und bereits vor dem Einstieg in Social Media zu überlegen, wie Sie mit Signalen und Botschaften umgehen. Dazu gehört zu Beginn klarzustellen, welcher Mitarbeiterkreis in Ihrem Unternehmen überhaupt für Social Media zuständig ist oder ob jeder Mitarbeiter posten soll. Und es gilt im Detail zu überlegen, wie reagiert wird und wie schnell eine Antwort gepostet wird.

Interessanterweise tanzt Social Media bei den Antwort- und Dienstzeiten aus der Reihe der Kommunikationskanäle. Bei einer telefonischen Anfrage sind wir daran gewöhnt nur bis 17 Uhr, maximal 18 Uhr, jemanden zu erreichen. Bei E-Mail wissen wir, dass der Empfänger irgendwann nachhause geht und frühestens tags darauf antworten wird. Bei Social Media allerdings gelten all diese Regeln nicht. Hier erwarten wir ein „always on(line)“ unseres Gegenübers. Und im Sinne des Unternehmens sollte es wohl auch so gehandhabt haben, denn wenn beispielsweise auf eine negative Botschaft erst zu erneutem Dienstbeginn reagiert wird, kann die Rufschädigung bereits ernorm sein und hohe Aufwände verursachen.

Neben dem Kostenfaktor ist zu klären, wer ermächtigt ist, zu reagieren. Hier geht es um den Ruf Ihres Unternehmens. Also sollten auch Überlegungen vorab gemacht werden, wer aus Ihrem Team mit welchen Botschaften ein Negativposting wieder abwenden kann. Es erscheint mir nicht ratsam, in solchen Fällen immer den Top-Entscheider des Unternehmens befragen zu müssen. Einerseits verlieren Sie damit wertvolle Zeit, in der die Rufschädigung ihr Ausmaß vergrößern kann, andererseits würde das bedeuten, dass auch Sie „always on“ sein müssen.

Ein anderer Gedankensplitter geht in die Richtung zu definieren, welche Organisationseinheiten in Ihrem Unternehmen Nutzen aus Social Media ziehen können. Abgesehen von Customer-Service-Einheiten, die auf diese Weise Kundenfeedback bearbeiten, ist zum Beispiel auch ein Einsatz im Produktmanagement denkbar, wenn es darum geht ein neues Produkt oder ein Produktvariante auf Kundenwunsch zu entwickeln. Sie bekommen haufenweise Kundenwünsche (und können sich vielleicht die eine oder andere teure Marktforschung sparen) und Sie geben Ihren Kunden das Gefühl Gehör zu finden, mitzugestalten, um Rat gefragt zu werden. Das ist ein unschätzbares Asset in Kundenbeziehungen, vor allem wenn dabei auch noch eine neue Produktidee herausschaut oder abgetestet werden kann.

Wo ist also nun der Social-Media-Kreislauf? Informationen und Aktionen, die Sie über Social Media ins Internet losschicken erzeugen wiederum neue Informationen und Reaktionen, die auch wieder zu Ihnen zurückfließen. Sie entscheiden, wie Sie mit diesen Reaktionen aus dem Netz umgehen und wie und in welcher Geschwindigkeit Sie darauf eingehen wollen. Und dies löst im Gegenzug bei Ihrer Zielgruppe wieder etwas aus - und so weiter und so weiter…
Es ist ein wunderschöner Informationskreislauf, in den es sich lohnt Zeit und Skills zu investieren, um sein massives Potenzial zu nutzen.